更新に向け総合的にサポートしていただきました

YAMAGATA株式会社様は、1906年に印刷業として創業した歴史ある会社です。取扱説明書の制作・翻訳・印刷を主要品目として、国内はもとより海外に21拠点の事業所をグローバルに展開しています。今年で創業107年目を迎え、長年の実績と豊富な経験を踏まえ、インターフェイスプロバイダーとして日々革新に努め、お客様へ「分かりやすさ」「使いやすさ」を常に提供し続けています。

プライバシーマーク更新サポートのきっかけは？

2006年にプライバシーマークを取得しました。その時は、個人コンサルタントの方にサポートを受け運用してきましたが、PMS文書が重厚な体系で、維持管理と人的コスト面から、改善を検討していました。2回目の更新審査での対応を機に、バルクからの改善提案を受け、サポートを依頼しました。運用重視のコンパクトな規程やリスク分析専用ツールVFOLIOへの入れ替えにより、作業効率が格段に向上し、更新作業も円滑に進められました。

更新準備中にご苦労されたことは？

当初から運用に携わっていた事務局員が、異動により本社から離れたため不安はありましたが、台帳の見直しやリスク分析が、ツールにより自動生成され簡略化されたため、作業負荷は大幅に削減されました。また、監査人研修にも参加したことで、運用面の充実が図られ、特段の苦労はありませんでした。強いて言えば、新任の担当者がPMSを理解するのに時間がかかったことや、繁忙期の都合でスケジュールを変更するなどありましたが、コンサルタントの田村さんに各部門の模擬監査をも行っていただき、社員のセキュリティに対する意識が向上しました。

更新審査はいかがでしたか？

初めての更新審査ではどこをチェックされるか不安がありましたが、2回目からはサポートも受けかつ要領がつかめたため、事前対応ができました。
しかし、細かなところまで踏み込まれたため回答に窮した場面もありました。特に記録類に重点が置かれたため、営業部門の業務フローを詳細に説明したりしました。

バルクのコンサルティングのご感想をお聞かせください

更新に向け総合的にサポートしていただきました。田村さんからは常に具体的なアドバイスをいただき、運用面でも実践的に支援してもらいました。また、些細な不明点を質問したときでも、いつも迅速に対応していただきました。

今後の抱負は何かありますか？

PMSの運用をさらに充実させていくため、PDCAサイクルに合わせ推進できることを望んでいます。これにより社員のセキュリティに対する意識をさらに向上させ、個人情報の取扱いが適切かつ安全に運用できるよう定着させたいです。業務に関わる個人情報は少ないですが、取扱いのうえではさらに管理体制を充実していきます。そのためには内部監査を徹底させていくことが必要と思っています。

本日はお忙しいところありがとうございました。