従業者の更なる自覚とモラルの向上を図っていきたいと思います

プライバシーマーク取得のきっかけは？

私どもの福祉事業は、自治体からの委託を受けるにあたり個人情報の取り扱い基準が厳しくなっており、プライバシーマークの取得がより安心、安全の確証につながるとの経営判断です。実際にご利用していただいている方のご家族などの情報も多数取得しています。
個人情報保護という社会的責任を果たすことは、今後の当社の事業展開において重要なことであり、プライバシーマークの取得がそのことを表していると思います。

社内へのプライバシーマークの取得について、どのように展開されましたか？

最初に社長が経営会議上で主要メンバーへ協力を要請しました。その後、現場へ展開しました。
最初は、現場との温度差は感じてはいましたが、当社は現場での個人情報の保護意識の定着化を優先していましたので、ニュースなどで、他社の個人情報の漏えい事件などが報道されるとともに現場での意識も高まっていきました。

どの様な個人情報をお持ちですか？

保育園や、介護施設などの事業に関連する個人情報です。他の企業と異なる点は、当社では入園・入居されている方の個人情報はもちろん、ご家族の個人情報も多く、写真なども取り扱っております。

取得に際し、苦労された点はありますか？

個人情報の洗出しについては、45拠点もありましたが、各事業の代表的な個人情報の例を最初に作成し、それを基に横展開していきましたので、効率的にできたと思います。
教育や監査は、地域性を考えてスケジューリングをしました。教育については、部署長に本社へ集まってもらい教育を受け、現場へ戻って、部署長から広めていってもらいました。
日頃から現場で働いているメンバーへは教育によっての意識付けが効果的と思っています。内部監査については、近隣のメンバー同士が交互に監査することで対応しました。

審査機関の審査状況はいかがでしたか？

お客様の申込書や申請書はサンプリングされて見られました。審査員の方は私どもの事業の内容に紐づいての個人情報についての質問が多く、その点では合理的な審査だったと思います。
審査員の方から、アドバイスもいただきました。事前に、復習を細かくしていましたので不安は有りませんでした。

審査後に改善された点はありましたか？

以前からの検討課題でありましたが、社外へのメールの送信時は添付ファイルの自動暗号化や、送信時は必ず上長へ同報送信（Cc）するシステムを稼働させました。
これによりメール時の誤送信などのリスク低減を図りました。

今後の課題はありますか？

事業の拡大に備えて、従業者の更なる自覚とモラルの向上を図っていきたいと思います。

ありがとうございました。