運用ルールの意味や規程の細かい意味についてまで説明してもらえてよかったです

Ｐマーク取得のきっかけは何でしたか？

　もともと宅建業法など業法を守らないと商売ができないので、社内には法令順守のための各種規程も充実しており、個人情報にも配慮した経営をしていたと思います。ただ個人情報に関する世間の関心が高まる中で、単に個人情報保護法を守っているだけで良いのかという思いはありました。
そこでPマークについて調べていくと、同業他社でPマークを持っている事業者はあまりないようですし、先行取得すればメリットが得られるのではないか（差別的優位性）、適正な個人情報を取得するマネジメントシステムを導入することでお客様への信頼・PRになり収益拡大にも寄与するのではないか（お客様満足の向上）、Pマークを持っていることで適正な個人情報の取り扱いを社会に対しても宣言・PRできるのではないか（企業の社会的責任）といったところがきっかけでしょうか。

業務上、取り扱っている個人情報で、どのようなことに留意していますか？

　宅建業法の義務や国交省のガイドラインを順守するのは当然のことですが、業務上、個人の財産状況（ローンも含む）や家族構成について知り得る立場にもありますし、保証人等の個人情報を取得することもあります。こうした情報は他人に知られたくない個人情報（プライバシー情報）も含まれていることがありますので、より厳格な社内ルールを定め、日々、社員に周知徹底しています。

申請にあたり、ご苦労された点は何ですか？

　取得を決めた際、申請までは経営企画室がプロジェクトを推進していくものの、取得後は各個人情報管理部門の責任者にうまく引き継げるよう計画をしていました。しかし、実際にプロジェクトを組んでやっていくと、会社全体を巻き込むのが結構大変でした。特に個人情報保護方針や個人情報保護規程を社内へ周知徹底することが大変でした。
また業務の関係で委託先も多く、その洗い出しから委託先の審査や契約内容の確認も苦労しました。ちょうど大量漏洩事件が起こった頃だったので、委託先への監督が厳しくなるのではないかとか社内でも改めて委託先の選定見直しをするきっかけともなりました。

そのあたりをどのように解決されたのですか？

現地審査はいかがでしたか？

　審査員はかなり細かい点まで踏み込んで質問するなぁという印象を受けましたが、結果的には継続的改善に向けて役に立つ指摘をしてもらえましたし、説明もわかりやすかったです。
特に個人情報を取得する際、個人情報保護法よりもJIS規格では厳格な要求事項が定められていますが、その意味合いもよくわかりました。

２社同時期に取得されましたが、日常業務に支障はありませんでしたか？

　現地審査は２社同じ日にやっていただきたかったのですが、法人格が異なるので連日の審査になり、経営企画室を中心に担当部署は大変でしたが、代表者インタビューが初日に２社分対応していただけたので、２日目は予定よりも少し早く終わり、大きな支障はありませんでした。指摘対応も似たような内容でしたので、大きな負担にはなりませんでした。

バルクのコンサルタントはいかがでしたか？

　社内に周知徹底するのに思ったより時間がかかり、当初予定よりも申請時期が１か月ほど遅くなりましたが、最終的に計画通り年度内にPマークを取得できたので、スケジュール管理を含めてコンサルタントの方には感謝しています。
また訪問支援以外にも、電話やメールで質問等をさせていただきましたが、レスポンスが早かったのも助かりました。コンサル会社の中には価格が安くて何もしなくてもよいというところもありましたが、それでは自分たちで審査に耐えられないし継続的に運用できないので意味がない。その意味で運用ルールの意味や規程の細かい意味についてまで説明してもらえてよかったです。

今後に向けて、一言お願いいたします。

　今後もコンプライアンス体制の整備と合わせて個人情報保護の適正な取り扱いを強化していきます。まずはPMS運用をしっかりと継続させることです。ちょっと忙しくなるとクリアデスクができていない状況が復活しかねないので、やはり日常運用を徹底することの大切を感じています。
また現在は経営企画室が行っている運用面を、1日でも早く各部署（総務・人事教育部）が主体になって行えるようにしたいです。今後は個人情報保護法の改正対応、来年から始まるマイナンバー対応など、早速、運用面で新しいルールを整え、周知徹底する必要があります。

ありがとうございました。