実務的な指導内容についても大変分かりやすくサポートしていただきました

株式会社フィスメック様は、1990年7月に設立され、メンタルヘルス事業に関するEAPワンストップサービスの提供、コンサルティングおよび心理カウンセリングの運用の提供を行っています。国内でのメンタルヘルスの事業分野では豊富な実績を有するパイオニアであり、プライバシーマークは2006年10月に取得されました。

プライバシーマーク更新支援のきっかけは？

取得時からの担当者に依存するような体制が続き、1回目の更新以降からは、組織的なPMSの運用を実施すべく見直しを進めてきました。要は、社員一人ひとりがかかわり、組織全体としてしっかり個人情報を保護していく、という体制作りを目指したわけです。 このような状況の中、事務局として自立運用を図るべく、まずは内部監査の実施を指導していただきました。これに合わせ内部監査人養成研修に担当者を参加させました。
その翌年の更新審査では、リスク分析専用ツール（V FOLIO）の導入も含め、全般に亘り支援していただきました。これを契機に運用方法の見直しを継続的に実践しております。

取得中のご苦労されたことは？

V FOLIOの導入に伴い、台帳の書き換え作業に多少の時間は要しましたが、前任者が行っていた手法から、専用ツールを使って分析結果が自動生成されることで、担当者任せになっていた作業から事務局担当者が実践できる標準的作業へと移行でき、事務局での運用が可能になりました。

審査はいかがでしたか。

運用の部分でいくつかの指摘がありましたが、改善報告書の作成にあたり適切なアドバイスをいただき、特段の問題もなく無事更新が完了いたしました。

コンサルタントのサポートはいかがでしたか？

コンサルタントの分かりやすい説明と指導により、更新スケジュールもスムースに進みました。内部監査で実施した是正・予防処置実施記録等の様式は、いまでも継続して使用しております。また、実務的な指導内容についても大変分かりやすくサポートしていただきました。

今後の課題についてお聞かせください？

今日まで、事務局を中心に実施してきましたが、担当者は同じメンバーなので、定期的に担当者を入れ替えもっと多くの社員に積極的に参加してもらいたいと思っています。それによりプライバシーマークの制度内容や個人情報の適切な管理運用の大切さがより深く理解してもらえると思っています。また、教育すべき内容がマンネリ化しつつあり、今後は教育テーマや課題を明確にしつつ、意識の醸成を図りたいと思います。

本日はお忙しいところありがとうございました。