マイナンバーの交付が始まるまでにPマークを取得したいという希望をかなえていただき感謝

今回ご紹介させて頂きます社会保険労務士法人 出口事務所様は、企業からの労務相談や労働保険・社会保険の手続、就業規則の作成、給与計算等、幅広く業務を展開されています。また代表の出口先生は書籍の執筆や企業・大学でのセミナー講師等としても活躍されており、理論に裏打ちされた実務はクライアントからも厚い信頼を得られている事務所様です。

Ｐマーク取得のきっかけは何でしたか？

　マイナンバー制度が始まるにあたり、今まで以上に信頼のおける事務所でありたいと思い、マイナンバーの交付が始まる前に取得したいと考えていました。今年の春にバルクさんの社会保険労務士向けのセミナーに参加し、個人情報の適正な取扱いの大切さを改めて実感し、既に取得されていた先生からも「バルクさんがおすすめ」と教えていただいたので、直ぐに契約しました。

業務上、取り扱っている個人情報で、どのようなことに留意していますか？

　同時に複数のお客様の業務を行わない（各社ごとのファイルは同時に開かず、1社毎に片づけてから次の会社のファイルを取り出す）、PCのパスワード管理（変更の頻度を３カ月に一回から、毎月、月初にカレンダーを変えるタイミングで変更するよう習慣づけた。加えて、全体会議で変更チェックを行う）、FAX番号登録による送信等、日常のことは細かくルールを決めて、頻繁に運用チェックをしています。またPマークの申請準備を進める中で、入退室管理を合理的にするためにセキュリティ会社のシステムを導入したり、サーバーラックを設置したりしました。

申請にあたり、ご苦労された点は何ですか？

　個人情報を特定するための業務フローの作成ですね。一応、サンプルをいただきましたが、これを機に業務内容を一から見直そうということになりました。思ったよりも時間がかかりましたが、おかげさまで業務フローごとに個人情報の管理簿を独自に作成し、情報管理の『見える化』ができました。

現地審査はいかがでしたか？

　審査員の方がいろいろな事例をお話してくださったので、今後の運用の参考になりました。システムの話では専門用語が多く困惑しましたが、現場を見たらすぐに納得してもらえました。また独自の個人情報管理簿の甲斐があってか、指摘事項は２つだけでした。

バルクのコンサルタントはいかがでしたか？

　どうしてもマイナンバーの交付が始まるまでにPマークを取得したいという希望をかなえていただき感謝しています。とても親切で、手取り足取り、何度も足を運んで教えていただきました。

今後に向けて、一言お願いいたします。

　Pマークを取ることが目的ではなく、しっかりと運用していくことが目的ですから、個人情報を取り扱っている自覚をもって、個人情報保護法の改正にもしっかりと対応していきたいと思っています。

ありがとうございました。