不安でいっぱいだった審査直前に最終確認のため来てくれたのがうれしかったです

株式会社 アズマロジスティクス様は、倉庫業の中でも流通保管・流通加工を中心に展開されている会社様です。

Ｐマーク取得のきっかけは何でしたか？

　これまではメーカー様の商品を店舗に直接運ぶことが中心でしたが、最近はインターネット等通販業者様の取引が増えてきました。そのため商品在庫管理（倉庫業）だけはなく、注文処理から発送まで、トータル・ロジスティクス・サービスを提供するようになってきました。そのためお客様の個人情報を取り扱う機会も増大しましたので、個人情報保護の仕組みの必要性を感じておりました。また新たにお取引をする通販業者様のリクエストにお応えするためにもPマークが必要と考え、取得することにしました。

業務上、取り扱っている個人情報で、どのようなことに留意していますか？

　注文状況・配送状況を的確に把握し宛名違いや封入ミス等がないように業務フローを確立しています。 また配送伝票を処理するスペースは外部の人が立ち入らないよう物理的な安全管理措置を徹底するとともに、注文処理で個人情報を端末間で移動する際の運用ルールを明確に定めて、管理記録もつけています。

申請にあたり、ご苦労された点は何ですか？

　やはり個人情報の特定に苦労しました。当初はどこまでが個人情報となるのかがよくわからず、電話メモのようなものまで個人情報管理台帳にリストアップしなければならないのかなど、対象となる個人情報の特定から管理策の策定が大変でした。特に複数の配送センターがあり、それぞれ建物の構造なども異なりますから、同一ルールを単純に当てはめればよいというわけにもいかず、実際に現地に行き、センター長にヒアリングしながら決めていかなければならなかったからです。
もっとも、こうした取り組みを通じて良かったなと思ったのは、しっかりと業務フローを見直すことができたことです。各センター任せになっていた作業の流れ・情報の流れを見直すことで整理できましたし、業務改善にもつながりました。

現地審査はいかがでしたか？

　時間が長かったです（笑）。少し緊張していましたが、想像していたよりも審査員が気さくな方で助かりました。審査対応もうまくできたと思いますし、指摘対応もすぐ終わりました。

バルクのコンサルタントはいかがでしたか？

　もっとPマークはわかりづらいものと思っていました。正直、コンサル開始時はついていけるか不安でした。しかし、素人の我々にもわかりやすい説明をしてくれましたし、何よりも不安でいっぱいだった審査直前に最終確認のため来てくれたのがうれしかったです。

今後に向けて、一言お願いいたします。

Pマークを取ったことで、館内の入退管理もしっかりと確立されました。今後は継続とレベルアップ（スパイラルアップ）だと思います。個人情報管理台帳の作成では苦労しましたが、その精度をあげること、パートや派遣社員の入れ替わりの際の教育の徹底等も課題です。
さらにPマークの取得を機に毎月の経営会議（月２回）の後、個人情報会議を行うようになりました。各センター長にチェックリストで日常運用の確認もしています。ロゴも新しく作り組織体制も刷新中です。新しいロゴの三本線は、スピード・ホスピタリティ（思いやり）・クオリティ（品質）とプラス右肩上がりをイメージしています。業績向上と個人情報保護体制の強化が比例するように頑張っていきたいと思います。

ありがとうございました。